ARCHIVO NOTARIAL Y TRASLADOS
(Decreto Legislativo del Notariado Nº 1049 - SECCIÓN QUINTA
EL ARCHIVO NOTARIAL Y LOS TRASLADOS
El Archivo Notarial. El archivo notarial se integra por:
a) Los registros físicos, en soporte de papel o medio magnético, que lleva el notario conforme a ley.
b) Los tomos de minutas extendidas en el registro.
c) Los documentos protocolizados conforme a ley.
d) Los índices que señala esta ley.
Responsabilidad en la Expedición de Instrumentos Públicos. El notario expide, bajo responsabilidad, testimonio, boleta y partes, a quien lo solicite, de los instrumentos públicos notariales que hubiera autorizado en el ejercicio de su función.
Asimismo, expedirá copias certificadas de las minutas que se encuentren en su archivo notarial.
Los traslados notariales referidos pueden efectuarse en formato digital o medios físicos que contengan la información del documento matriz de manera encriptada y segura y que hagan factible su verificación a través de los mecanismos tecnológicos disponibles. La verificación está referida a la inalterabilidad e integridad del medio electrónico que contiene el traslado notarial. Corresponde a los Colegios de notarios establecer estándares y medidas tecnológicas que aseguren la inalterabilidad e integridad referidas.
Asimismo, el notario puede emitir un traslado notarial remitido electrónicamente por otro notario e impreso en su oficio notarial, siempre que los mensajes electrónicos se trasladen por un medio seguro y al amparo a la legislación de firmas y certificados digitales. El notario receptor debe dejar constancia de sus propios datos de identidad y fecha de emisión del correspondiente traslado, asimismo de los datos de identificación del notario autorizante de la matriz y del instrumento público remitido.
Las copias electrónicas se entienden siempre expedidas por el Notario autorizante del documento matriz y no perderán su carácter, valor y efectos por el solo hecho de ser trasladados a formato papel por el notario al que se le hubiere enviado el documento; el mismo que debe firmarlo y rubricarlo haciendo constar su carácter y procedencia.
El Testimonio. El testimonio contiene la transcripción íntegra del instrumento público notarial con la fe que da el notario de su identidad con la matriz, la indicación de su fecha y foja donde corre, la constancia de encontrarse suscrito por los otorgantes y autorizado por él, rubricado en cada una de sus fojas y expedido con su sello y firma, salvo los expedidos por medios magnéticos, con la mención de la fecha en que lo expide.
La Boleta. La boleta expresa un resumen del contenido del instrumento público notarial o transcripción de las cláusulas o términos que el interesado solicite y que expide el notario, con designación del nombre de los otorgantes, naturaleza del acto jurídico, fecha y foja donde corre y la constancia de encontrarse suscrito por los otorgantes y autorizado por él, rubricada en cada una de sus fojas y expedida con su sello y firma, salvo los expedidos por medios magnéticos, con mención de la fecha en que la expide.
El notario, cuando lo considere necesario, agrega cualquier referencia que dé sentido o complete la transcripción parcial solicitada.
El Parte[1]. El parte contiene la transcripción íntegra del instrumento público notarial con la fe que da el notario de su identidad con la matriz, la indicación de su fecha y con la constancia de encontrarse suscrito por los otorgantes y autorizado por él, rubricado en cada una de sus fojas y expedido con su sello y firma, salvo los expedidos por medios magnéticos, con la mención de la fecha en que lo expide.
El parte debe constar en papel notarial de seguridad que incorpore características especiales que eviten la falsificación o alteración de su contenido.
Expedición de Traslados Notariales. El testimonio, boleta y parte pueden expedirse, a elección del notario, a manuscrito, mecanografiado, en copia fotostática y por cualquier medio idóneo de reproducción.
Los testimonios, las boletas y los partes expedidos conforme a lo previsto en los artículos 83, 84 y 85 del Decreto Legislativo 1049 en el caso de remitirse en formato digital deberán, además, cumplir con las condiciones y requisitos de la Ley de la materia.
Obligación de Expedir Traslados. Si es solicitado el traslado de un instrumento público notarial y el notario niega su existencia en el registro, el interesado podrá recurrir al Colegio de Notarios respectivo, para que éste ordene el examen del índice y registro y comprobada su existencia, ordene la expedición del traslado correspondiente.
El notario podrá expedir traslados de instrumentos públicos notariales no inscritos o con la constancia de estar en trámite su inscripción.
Designación de Notario para la Autorización de Traslados. Cuando el colegio de notarios esté encargado del archivo designará a un notario autorice los traslados a que se refieren los artículos que preceden.
Expedición de Constancia a Solicitud de Parte. A solicitud de parte el notario expedirá constancia que determinado instrumento público notarial no ha sido suscrito por alguno o todos los otorgantes, para los fines legales consiguientes.
Índices. El notario lleva índices cronológico y alfabético de instrumentos públicos protocolares, a excepción del registro de protestos que solo llevará el índice cronológico.
El índice consigna los datos necesarios para individualizar cada instrumento.
Estos índices pueden llevarse en tomos o en hojas sueltas, a elección del notario, en el caso de llevarse en hojas sueltas debe encuadernarse y empastarse dentro del semestre siguiente a su formación.
Asimismo, puede llevar estos registros a través de archivos electrónicos, siempre y cuando la información de los mismos sea suministrada empleando la tecnología de firmas y certificados digitales de conformidad con la legislación de la materia.
Responsabilidad en la Conservación de Archivos. El notario responde del buen estado de conservación de los archivos e índices.
Los Colegios de notarios directamente o mediante convenios con entidades públicas (Archivo General de la Nación y/o archivos regionales) o privadas especializadas en archivo, custodia y conservación documental, podrán habilitar y ofrecer servicios de almacenamiento documentario a sus agremiados.
Obligación de Manifestar Documentos. El notario está obligado a manifestar los documentos de su archivo a cuantos tengan interés de instruirse de su contenido.
Esta manifestación se realizará bajo las condiciones de seguridad que el notario establezca.
Transferencia de los Archivos
Transcurridos dos (2) años de ocurrido el cese del notario, los archivos notariales serán transferidos al Archivo General de la Nación o a los archivos departamentales, de conformidad con el artículo 5 del Decreto Ley Nº 19414 y el artículo 9 de su Reglamento.
[1]DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS, TRANSITORIAS Y FINALES DEL DECRETO LEGISLATIVO 1049
Sétima.- La presentación de partes notariales y copias certificadas en los distintos registros del Sistema Nacional de los Registros Públicos, según corresponda, deberá ser efectuada por el notario o por sus dependientes acreditados ante la SUNARP.
Luego de la presentación, el notario podrá entregar la solicitud de inscripción del título al interesado para que éste continúe la tramitación del procedimiento, bajo su responsabilidad.
Excepcionalmente, a solicitud y bajo responsabilidad del interesado, los partes notariales y las copias certificadas podrán ser presentados y tramitados por persona distinta al notario o sus dependientes. El notario al expedir el parte o la copia certificada deberá consignar en estos instrumentos el nombre completo y número de documento de identidad de la persona que se encargará de la presentación y tramitación.
Para la presentación de los instrumentos ante el Registro, el notario acredita a su dependiente a través del módulo “Sistema Notario” que administra la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos - SUNARP. Tratándose de la excepción prevista en el párrafo precedente, el notario incorporará en el Módulo “Sistema Notario” los datos de la persona distinta que presentará el parte notarial o la copia certificada.
Las oficinas regístrales no admitirán, bajo responsabilidad, la presentación de testimonios o boletas notariales.
Cuando los partes o testimonios sean aclaratorios o complementarios expedidos por otro notario o cónsul no es necesario la autorización, sin perjuicio de la responsabilidad del notario presentante. La presentación de partes del Archivo General de la nación, Archivos Departamentales o de OficinasConsulares debe ser autorizada por cada una de las Oficinas mencionadas con el nombre del autorizado. Los partes de notarios cesados son presentados por el que autorice el notario que los expide.
Décimo Primera.- El módulo denominado “Sistema Notario” aprobado por la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos - SUNARP es de uso obligatorio para los notarios. El notario deberá incorporar, modificar o eliminar la información que se encuentre habilitada en el mencionado sistema para coadyuvar a contrarrestar el riesgo de la presentación de documentos notariales falsificados.
Serán rechazados por el diario de la oficina registral la presentación de títulos realizados por el notario, su dependiente acreditado, o por persona distinta que no hayan sido incorporados en el módulo “Sistema Notario”.
Cuando el notario no tenga las facilidades tecnológicas, el Jefe de la Unidad Registral de la Zona Registral del ámbito geográfico correspondiente al domicilio notarial orientará sobre el empleo del módulo “Sistema Notario”, dándole las facilidades a fin de acudir a la Oficina Registral para acceder a Internet.
La información de los dependientes de notaría que fueron acreditados ante el Registro con la presentación de una solicitud en soporte papel sólo tendrá eficacia por el plazo de noventa (90) días calendarios contados desde el día siguiente de la publicación en el Diario Oficial El Peruano de la presente disposición.
Décimo Segunda.- Mediante Decreto Supremo se aprobará el uso de medios informáticos que permitan verificar de manera fehaciente la autenticidad de los instrumentos notariales presentados a los registros a cargo de la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos - SUNARP. En tal caso, se integrará su utilización al módulo “sistema notario” señalado en la presente ley.
Décimo Tercera.- A partir del primero de febrero de 2016, los partes notariales que contengan actos inscribibles en el Registro de Mandatos y Poderes de la Oficina Registral de Lima de la Zona Registral Nº IX - Sede Lima, se expedirán en formato digital utilizando la tecnología de firmas y certificados digitales de acuerdo a la ley de la materia, y se presentarán a través de la plataforma informática administrada por la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos - SUNARP.
Para estos efectos, la oficina registral de Lima de la Zona Registral Nº IX - Sede Lima no admitirá, bajo responsabilidad, la presentación del parte notarial en soporte papel a partir de la entrada en vigencia de la presente disposición.
Mediante Resolución del Superintendente Nacional de los Registros Públicos se determinará la obligación de presentar los partes notariales utilizando la tecnología de firmas y certificados digitales para actos inscribibles en otros registros, así como en las Zonas Registrales correspondientes.
Décimo Cuarta.- El papel notarial de seguridad para la expedición del parte, a que se refiere el artículo 85 de la presente Ley, deberá ser de uso uniforme a nivel nacional y de aplicación a partir del 1 de abril de 2016. La Junta de Decanos del Colegios de Notarios del Perú determinará las características especiales del papel notarial de seguridad y demás acciones necesarias destinadas a su implementación.