INSTRUMENTOS PÚBLICOS NOTARIALES
EXTRAPROTOCOLARES - PODERES
(D. LEG. 1049 CAPÍTULO III - SECCIÓN PRIMERA: DISPOSICIONES GENERALES)
Clases de Actas extra – protocolares.
Son actas extra - protocolares:
a) De autorización para viaje de menores. El notario llevará un índice cronológico de autorizaciones de viaje al interior y al exterior, el mismo que comunicará en la periodicidad, medios u oportunidad que señale el reglamento, a las autoridades respectivas. La comunicación se realiza en los meses de julio y enero al colegio respectivo y la Superintendencia de Migraciones.
b) De destrucción de bienes.
c) De entrega.
d) De juntas, directorios, asambleas, comités y demás actuaciones corporativas. Se realiza en el mismo libro de actas o en instrumento extraprotocolar consignando los hechos y circunstancias que hubiere verificado. Antes de extender el acta, le corresponde al notario verificar que se ha cumplido con los estatutos en lo referente a la convocatoria y quórum, bajo responsabilidad.
e) De licitaciones y concursos.
f) De inventarios; y subastas de conformidad con el Decreto Legislativo Nº 674, Ley de Promoción de la Inversión Privada de las Empresas del Estado, o en cualquier otro tipo de subasta públicas o privadas..
g) De sorteos y de entrega de premios.
h) De constatación de identidad, para efectos de la prestación de servicios de certificación digital. Regulado en el artículo 42 del DS 010-2010-JUS.
i) De transmisión por medios electrónicos de la manifestación de voluntad de terceros, regulado en el artículo 43 del DS 010-2010-JUS; y,
j) De verificación de documentos y comunicaciones electrónicas en general. Regulado en el artículo 44 del DS 010-2010-JUS. k) Otras que la ley señale
Clases de certificaciones
Son certificaciones:
a) La entrega de cartas notariales.
b) La expedición de copias certificadas.
c) La certificación de firmas.
d) La certificación de reproducciones.
e) La certificación de apertura de libros.
f) La constatación de supervivencia.
g) La constatación domiciliaria; y,
h) Otras que la ley determine.
Incorporación al Protocolo Las actas y certificaciones que preceden, son susceptibles de incorporarse al protocolo notarial, a solicitud de parte interesada, cumpliéndose las regulaciones que sobre el particular rigen. Son también susceptibles de incorporarse al protocolo notarial los documentos que las partes soliciten. Autorización de Instrumentos Extra – protocolares La autorización del notario de un instrumento público extra protocolar, realizada con arreglo a las prescripciones del Decreto Legislativo 1049, da fe de la realización del acto, hecho o circunstancia, de la identidad de las personas u objetos, de la suscripción de documentos, confiriéndole fecha cierta. Para garantizar la seguridad jurídica de dicho instrumento en que se efectúe la identificación de las personas, el notario podrá utilizar el sistema de comparación biométrica de huellas dactilares a través del servicio que brinda el Registro Nacional de Identidad y Estado Civil - RENIEC.
B.1. ACTAS EXTRAPROTOCOLARES
Definición. El notario extiende actas en las que se consigna, en su momento, los actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste y que no sean de competencia de otra función. El notario puede ser asistido por personal idóneo, sin que ello signifique delegación de funciones. Se extienden en formato papel o medios electrónicos empleándose tecnología de firmas y certificados digitales. Las actas pueden concluirse, de no mediar oposición, posteriormente sobre la base de notas tomadas por el notario y ser suscritas por los interesados en el Despacho notarial. La utilización de medios tecnológicos (fotografías, filmación, grabaciones, entre otros) debe ser advertida a los usuarios y dejarse constancia en acta. Las actas pueden ser suscritas por los interesados y necesariamente por quien formule observación. Identificación del notario. Antes de la facción del acta, el notario da a conocer su condición de tal y que ha sido solicitada su intervención para autorizar el instrumento público extraprotocolar.
B.2. CERTIFICACIÓN DE ENTREGA DE CARTAS NOTARIALES Definición El notario certifica la entrega de cartas e instrumentos que los interesados le soliciten, a la dirección del destinatario, dentro de los límites de su jurisdicción, dejando constancia de su entrega o de las circunstancias de su diligenciamiento en el duplicado que devuelve a los interesados. Las cartas pueden ser acompañadas de otros documentos escritos de los que deja constancia expresa el notario. La colaboración de terceros no implica delegación de sus funciones. Cartas por correo certificado El notario puede cursar las cartas por correo certificado, a una dirección situada fuera de su jurisdicción, agregando al duplicado que devuelve a los interesados, la constancia expedida por la oficina de correo. Responsabilidad del Contenido El notario no asume responsabilidad sobre el contenido de la carta, ni de la firma, identidad, capacidad o representación del remitente. Registro cronológico de Cartas El notario lleva un registro en el que anota, en orden cronológico, la entrega de cartas o instrumentos notariales, el que expresa la fecha de ingreso, el nombre del remitente y del destinatario y la fecha del diligenciamiento. El registro puede llevarse en medios magnéticos.
B.3. EXPEDICIÓN DE COPIAS CERTIFICADAS Definición El notario expide copia certificada que contenga la transcripción literal o parte pertinente de actas y demás documentos, con indicación, en su caso, de la certificación del libro u hojas sueltas, folios de que consta y donde obran los mismos, número de firmas y otras circunstancias que sean necesarias para dar una idea cabal de su contenido. Responsabilidad del Contenido El notario no asume responsabilidad por el contenido del libro u hojas sueltas, acta o documento, ni firma, identidad, capacidad o representación de quienes aparecen suscribiéndolo.
B.4. CERTIFICACIÓN DE FIRMAS
Definición El notario certifica firmas en documentos privados cuando hayan sido suscritos en su presencia o cuando le conste de modo indubitable la autenticidad de la firma, verificando en ambos casos la identidad de los firmantes, bajo responsabilidad. Debe emplear los medios necesarios que le permitan efectuar dicha certificación. Carece de validez la certificación de firma en cuyo texto se señale que la misma se ha efectuado por vía indirecta o por simple comparación con el documento nacional de identidad o los documentos de identidad para extranjeros. Testigo a Ruego Si alguno de los otorgantes del documento no sabe o no puede firmar, lo hace una persona llevada por él a su ruego; en este caso el notario exige, de ser posible, la impresión de la huella digital de aquél, certificando la firma de la persona y dejando constancia, en su caso, de la impresión de la huella digital. Responsabilidad por el Contenido El notario no asume responsabilidad sobre el contenido del documento de lo que debe dejar constancia en la certificación, salvo que constituya en sí mismo un acto ilícito o contrario a la moral o a las buenas costumbres. Documento redactado en idioma extranjero El notario puede certificar firmas en documentos redactados en idioma extranjero; en este caso, el otorgante asume la plena responsabilidad del contenido del documento y de los efectos que de él se deriven.
B.5. CERTIFICACIÓN DE REPRODUCCIONES Definición El notario certifica reproducciones de documentos obtenidos por cualquier medio idóneo, autorizando con su firma que la copia que se le presenta guarda absoluta conformidad con el original. El notario verifica que la reproducción sea idéntica al original, lo que no implica garantizar la legalidad o autenticidad del documento original presentado ante él. Facultad del Notario En caso que el documento presente enmendaduras el notario, a su criterio, podrá denegar la certificación que se le solicita o expedirla dejando constancia de la existencia de las mismas.
B.6. CERTIFICACIÓN DE APERTURA DE LIBROS Definición El notario certifica la apertura de libros u hojas sueltas de actas, de contabilidad y otros que la ley señale. Formalidad en la Apertura de Libros La certificación consiste en una constancia puesta en la primera foja útil del libro o primera hoja suelta; con indicación del número que el notario le asigna; del nombre, de la denominación o razón social de la entidad; el objeto del libro; números de folios de que consta y si ésta es llevada en forma simple o doble; día y lugar en que se otorga; y, sello y firma del notario. La solicitud debe ser efectuada por la misma persona natural o su representante legal o apoderado debidamente facultados según corresponda. El notario verifica la representación invocada y la suficiencia de sus facultades bajo responsabilidad. Todos los folios llevan sello notarial. Registro El notario lleva un registro cronológico de certificación de apertura de libros y hojas sueltas, con la indicación del número, nombre, objeto y fecha de la certificación. Cierre y Apertura de Libros Para solicitar la certificación de un segundo libro u hojas sueltas, debe acreditarse el hecho de haberse concluido el anterior o la presentación de certificación que demuestre en forma fehaciente su pérdida. Tratándose de la pérdida del libro de actas de una persona jurídica, se debe presentar el acta de sesión del órgano colegiado de administración o el acta de la junta o asamblea general, en hojas simples, donde se informe de la pérdida del libro, con la certificación notarial de la firma de cada interviniente en el acuerdo, debiendo el notario verificar la autenticidad de las firmas. Solicitud de Certificación La certificación a que se refiere esta sección debe ser solicitada por: a) La persona natural, o su apoderado o representante legal. b) El apoderado o representante legal de la persona jurídica. En el caso de Libro de actas, matrícula de acciones y de padrón de socios, el apoderado o representante legal deberá ser identificado conforme al artículo 55 del D. Leg. 1049.
B.7. LOS PODERES
Clases de Poderes Los poderes ante notario pueden revestir las siguientes modalidades:
a) Poder en escritura pública, para más de tres (3) UIT.
b) Poder fuera de registro, para más de media (1/2) UIT y hasta tres (3) UIT; y,
c) Poder por carta con firma legalizada. Hasta media (1/2) UIT.
El notario lleva un índice cronológico que incluya todos los poderes otorgados fuera de registro. Poder por Escritura Pública El poder por escritura pública se rige por las disposiciones establecidas en la Sección Primera del Título II del Decreto Legislativo 1049. La modificatoria o revocatoria de poder otorgado ante otro notario debe ser informada por el notario que extienda la escritura pública al notario donde se extendió la escritura de poder. Poder Fuera de Registro El poder fuera de registro se rige por las disposiciones para el poder por escritura pública, sin requerir para su validez de su incorporación al protocolo notarial. Poder por Carta El poder por carta con firma legalizada, se otorga en documento privado, conforme a las disposiciones sobre la materia. Respecto a asuntos inherentes al cobro de beneficios de derechos laborales, seguridad social en salud y pensiones, el poder por carta con firma legalizada tiene una validez de tres meses para cantidades menores a media Unidad Impositiva Tributaria. Transcripción de normas legales Cuando en los poderes en escritura pública y fuera de registro, se cite normas legales, sin indicación de su contenido y estén referidas a actos de disposición u otorgamiento de facultades, el notario transcribe literalmente las mismas. Modalidades de poder por Cuantía El uso de cada una de estas modalidades de poder estará determinado en razón de la cuantía del encargo. En caso de no ser éste susceptible de valuación, rigen las normas sobre el derecho común.
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