INSTRUMENTOS PÚBLICOS NOTARIALES PROTOCOLARES
(D.LEG. 1049 CAPÍTULO II)
LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS PROTOCOLARES
Definición de protocolo notarial. El protocolo notarial es la colección ordenada de registros sobre la misma materia en los que el notario extiende los instrumentos públicos protocolares con arreglo a ley.
Registros integrantes del Protocolo notarial. Forman el protocolo notarial los siguientes registros:
a) De escrituras públicas
b) De testamentos
c) De protesto
d) De actas de transferencia de bienes muebles registrables
e) De actas y escrituras de procedimientos no contenciosos
f) De instrumentos protocolares denominados de constitución de garantía mobiliaria y otras afectaciones sobre bienes muebles
g) Otros que señale la ley.
Forma de llevar los Registros. El registro se compone de cincuenta fojas ordenadas correlativamente según su numeración.
Pueden ser llevados de dos maneras:
a) En veinticinco pliegos de papel emitido por el colegio de notarios (papel de seguridad notarial), los mismos que se colocan unos dentro de otros, de modo que las fojas del primer pliego sean la primera y la última; que las del segundo pliego sean la segunda y la penúltima y así sucesivamente; y,
b) En cincuenta hojas de papel emitido por el colegio de notarios, que se colocan en el orden de su numeración seriada, para permitir el uso de sistemas de impresión computarizado.
Cada registro es autorizado antes de su utilización, bajo responsabilidad del notario por el Colegio de Notarios al que pertenece, bajo el procedimiento y medidas de seguridad que éste fije (sellos de seguridad, firmas manuscritas o elementos tecnológicos, no necesariamente códigos de seguridad o información encriptada.
Las fojas de cada registro son numeradas en forma correlativa, respetándose la serie de su emisión.
Se forma un tomo por cada diez registros, que deben encuadernarse y empastarse dentro del semestre siguiente a su utilización. Los tomos son numerados en orden correlativo.
El notario responde del buen estado de conservación de los tomos. No pueden extraerse los registros y tomos de la oficina del notario, excepto por razones de fuerza mayor o cuando así se requiera para el cumplimiento de la función. La exhibición, pericia, cotejo u otra diligencia por mandato judicial o del Ministerio Público, se realiza necesariamente en la oficina del notario.
El treinta y uno de diciembre de cada año se cierra el registro, sentándose a continuación del último instrumento una constancia (acta de cierre) suscrita por el notario, la que remite (plazo 07 días hábiles), en copia, al colegio de notarios (se adjunta copia de la última foja de la escritura extendida y la mención de sus otorgantes).
Si en el registro quedan fojas en blanco son inutilizadas mediante dos líneas diagonales que se trazarán en cada página con la indicación que no corren.
Los instrumentos públicos protocolares se extienden observando riguroso orden cronológico, en los que consigna al momento de extenderse el número que les corresponda en orden sucesivo.
Los instrumentos públicos protocolares se extienden uno a continuación del otro.
Cuando no se concluye la extensión de un instrumento público protocolar o cuando luego de concluido y antes de su suscripción se advierte un error o la carencia de un requisito, el notario indica en constancia que firma, que el mismo no corre, sin perjuicio de mantener su numeración correlativa.
Intangibilidad de un Instrumento Público
El instrumento público protocolar suscrito por los otorgantes y autorizado por un notario no puede ser objeto de aclaración, adición o modificación en el mismo. Ésta se hace mediante otro instrumento público protocolar y debe sentarse constancia en el primero, de haberse extendido otro instrumento que lo aclara, adiciona o modifica. En el supuesto que el instrumento que contiene la aclaración, adición o modificación se extienda ante distinto notario, éste comunica esta circunstancia al primero, para los efectos de la constancia referida.
Puede suceder que el error se encuentre en las constataciones que realiza el notario, introducción o conclusión, en este supuesto la corrección deviene en una “acta protocolar de rectificación” suscrita por el notario o su reemplazante. Así, cuando el notario advierte algún error, aplicable a todo error, en la escritura pública, en relación a su propia declaración (introducción o conclusión y en los datos, certificaciones y transcripciones que realice), puede rectificarla bajo su responsabilidad y a su costo, con un instrumento aclaratorio sin necesidad que intervengan los otorgantes, informándoles del hecho al domicilio señalado en la escritura pública. No es aplicable cuando se trata de la minuta, el contenido de los documentos insertos o declaración de los intervinientes.
En caso de destrucción, deterioro, pérdida o sustracción parcial o total de un instrumento público protocolar, debe informar este hecho al Colegio de Notarios y podrá solicitar la autorización para su reposición que se realiza en papel de seguridad notarial, sin perjuicio de la responsabilidad que corresponda. El procedimiento y la autorización deben realizarla el Colegio de Notarios correspondiente con conocimiento del Consejo del Notariado.
A.1. REGISTRO DE ESCRITURAS PÚBLICAS
Contenido del registro de escrituras públicas. En el registro de escrituras públicas se extienden las escrituras, protocolizaciones y actas que la ley determina.
A.1.1. LA ESCRITURA PÚBLICA[1]
Definición de escritura pública. Escritura pública es todo documento matriz incorporado al protocolo notarial, autorizado por el notario, que contiene uno o más actos jurídicos.
Partes de la Escritura Pública. La redacción de la escritura pública comprende tres partes:
a) Introducción
b) Cuerpo
c) Conclusión
Introducción. Antes de la introducción de la escritura pública, el notario puede indicar el nombre de los otorgantes y la naturaleza del acto jurídico.
Contenido de la Introducción. La introducción expresa:
Lugar y fecha de extensión del instrumento. Nombre del notario. Nombre, nacionalidad, estado civil, domicilio y profesión u ocupación de los otorgantes; seguida de la indicación que proceden por su propio derecho. El estado civil, domicilio, profesión u ocupación no se encuentra dentro del alcance de la fe pública notarial y se rigen por lo manifestado por los otorgantes o documentos por ellos presentados. El documento nacional de identidad (DNI), los documentos de identidad o de viaje determinados para la identificación de extranjeros en el territorio nacional conforme a la normatividad sobre la materia, y la verificación de la respectiva categoría y calidad migratorias vigentes que lo autorice a contratar. El notario da fe de conocer a los otorgantes y/o intervinientes o de haberlos identificado, conforme a lo siguiente:
Cuando en el distrito donde se ubica el oficio notarial tenga acceso a internet, el notario exigirá el documento nacional de identidad y deberá verificar la identidad de los otorgantes o intervinientes utilizando la comparación biométrica de las huellas dactilares, a través del servicio que brinda el Registro Nacional de Identidad y Estado Civil – RENIEC (a). Cuando no se pueda dar cumplimiento a lo señalado en el literal a) del presente artículo respecto a la comparación biométrica de las huellas dactilares por causa no imputable al notario, éste exigirá el documento nacional de identidad y la consulta en línea para la verificación de las imágenes y datos del Registro Nacional de Identidad y Estado Civil - RENIEC con la colaboración del Colegio de Notarios respectivo, si fuera necesaria. El notario podrá recurrir adicionalmente a otros documentos y/o la intervención de testigos que garanticen una adecuada identificación (b). Tratándose de extranjeros residentes o no en el país, el notario exigirá el documento oficial de identidad, y además, accederá a la información de la base de datos del registro de carnés de extranjería, pasaportes y control migratorio de ingreso de extranjeros; en tanto sea implementado por la Superintendencia Nacional de Migraciones, conforme a la décima disposición complementaria, transitoria y final de la presente ley. Asimismo, de juzgarlo conveniente podrá requerir otros documentos y/o la intervención de testigos que garanticen una adecuada identificación (c). Excepcionalmente y por razón justificada, el notario puede dar fe de conocimiento o de identidad sin necesidad de seguir los procedimientos señalados en los literales a) y b) del presente artículo. En este caso, el notario incurre en las responsabilidades de ley cuando exista suplantación de la identidad (d). El notario que cumpliendo los procedimientos establecidos en los literales a), b) y c) del presente artículo diere fe de identidad de alguno de los otorgantes, inducido a error por la actuación maliciosa de los mismos o de otras personas, no incurre en responsabilidad, sin perjuicio de que se declare judicialmente la nulidad del instrumento.
En el instrumento público protocolar suscrito por el otorgante y/o interviniente, el notario debe dejar expresa constancia de las verificaciones a las que se refiere el presente artículo o la justificación de no haber seguido el procedimiento.
La circunstancia de intervenir en el instrumento una persona en representación de otra, con indicación del documento que lo autoriza. La circunstancia de intervenir un intérprete en el caso de que alguno de los otorgantes ignore el idioma en el que se redacta el instrumento. La indicación de intervenir una persona, llevada por el otorgante, en el caso de que éste sea analfabeto, no sepa o no pueda firmar, sea ciego o tenga otro defecto que haga dudosa su habilidad, sin perjuicio de que imprima su huella digital. A esta persona no le alcanza el impedimento de parentesco que señala esta Ley para el caso de intervención de testigos. Para intervenir como testigo se requiere tener la capacidad de ejercicio de sus derechos civiles y no estar incurso en los siguientes impedimentos:
Ser sordo, ciego y mudo. Ser analfabeto. Ser cónyuge, ascendiente, descendiente o hermano del compareciente. Ser cónyuge o pariente del notario dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad; y, Los que a juicio del notario no se identifiquen plenamente. Ser dependiente del Notariado. Al testigo, cuyo impedimento no fuere notorio al tiempo de su intervención, se le tendrá como hábil si la opinión común así lo hubiera considerado.
La fe del notario de la capacidad, libertad y conocimiento con que se obligan los otorgantes. Se entenderá a la fecha de suscripción del instrumento por cada uno de los otorgantes, la capacidad no se refiere a la verificación de desórdenes patologías mentales cuya existencia no fuese notoria al momento al momento de la suscripción del instrumento, salvo que el notario tuviese conocimiento previo de ellos. La indicación de extenderse el instrumento con minuta o sin ella, no es responsabilidad del notario la suplantación del letrado que autoriza la minuta; y, Cualquier dato requerido por la ley, que soliciten los otorgantes o que sea necesario a criterio del notario. Contenido del Cuerpo de la Escritura. El cuerpo de la escritura contendrá:
a) Minuta. La declaración de voluntad de los otorgantes, contenida en minuta autorizada por letrado (debe contener firma, nombre completo del letrado y el número de su colegiatura con indicación del colegio de abogados al que pertenece) la que se insertará literalmente.
En las minutas se anotará la foja del registro y la fecha en que se extendió el instrumento.
Se forma un tomo de minutas (minutario) cuando su cantidad lo requiera, ordenándolas según el número que les corresponda. Los tomos se numerarán correlativamente.
No será exigible la minuta en los actos siguientes:
Otorgamiento, aceptación, sustitución, revocación y renuncia del poder. Renuncia de nacionalidad. Nombramiento de tutor y curador en los casos que puede hacerse por escritura pública.
Reconocimiento de hijos. Autorización para el matrimonio de menores de edad otorgada por quienes ejercen la patria potestad.
Aceptación expresa o renuncia de herencia. Declaración jurada de bienes y rentas. Donación de órganos y tejidos. Constitución de micro y pequeñas empresas. Hipoteca unilateral. Otros que la ley señale. Los comprobantes que acrediten la representación, cuando sea necesaria su inserción. Los documentos que los otorgantes soliciten su inserción. Los documentos que por disposición legal sean exigibles. Otros documentos que el notario considere convenientes.
Conclusión de la Escritura Pública. La conclusión de la escritura expresará:
La fe de haberse leído el instrumento, por el notario o los otorgantes, a su elección. La ratificación, modificación o indicaciones que los otorgantes hicieren, las que también serán leídas. La fe de entrega de bienes que se estipulen en el acto jurídico. La transcripción literal de normas legales, cuando en el cuerpo de la escritura se cite sin indicación de su contenido y están referidos a actos de disposición u otorgamiento de facultades. La transcripción de cualquier documento o declaración que sea necesario y que pudiera haberse omitido en el cuerpo de la escritura. La intervención de personas que sustituyen a otras, por mandato, suplencia o exigencia de la ley, anotaciones que podrán ser marginales. Las omisiones que a criterio del notario deban subsanarse para obtener la inscripción de los actos jurídicos objeto del instrumento y que los otorgantes no hayan advertido. La corrección de algún error u omisión que el notario o los otorgantes adviertan en el instrumento. La constancia del número de serie de la foja donde se inicia y de la foja donde concluye el instrumento; y, La impresión dactilar y suscripción de todos los otorgantes así como la suscripción del notario, con indicación de la fecha en que firma cada uno de los otorgantes así como cuando concluye el proceso de firmas del instrumento. La suscripción de la escritura pública por los otorgantes importa el reconocimiento tácito de la autenticidad de las firmas que aparecen en la minuta, ratificando y saneando su suscripción y el acto correspondiente. La constancia de haber efectuado las mínimas acciones de control y debida diligencia en materia de prevención del lavado de activos, especialmente vinculado a la minería ilegal u otras formas de crimen organizado, respecto a todas las partes intervinientes en la transacción, específicamente con relación al origen de los fondos, bienes u otros activos involucrados en dicha transacción, así como con los medios de pago utilizados. Autorización de Instrumento Público Posterior al Cese. Si el notario ha cesado en el cargo sin haber autorizado una escritura pública o acta notarial protocolar, cuando aquella se encuentre suscrita por todos los intervinientes, puede cualquier interesado pedir por escrito al colegio de notarios encargado del archivo, que designe a un notario, para que autorice el instrumento público, con indicación de la fecha en que se verifica este acto y citando previamente a las partes.
Designación de Notario que Autorizará Instrumento Público Posterior al Cese. En el caso de que el notario ha cesado en el cargo y la escritura o acta notarial protocolar no haya sido suscrita por ninguno o alguno de los otorgantes, podrán éstos hacerlo solicitándolo por escrito al colegio de notarios encargado del archivo, para que designe un notario, quien dará fe de este hecho y autorizará la escritura con indicación de la fecha en que se verifica este acto.
A.1.2. PROTOCOLIZACIONES
Definición de protocolización
Por la protocolización se incorporan al registro de escrituras públicas los documentos que la ley, resolución judicial o administrativa ordenen.
Contenido del Acta de Protocolización. El acta de protocolización contiene:
Lugar, fecha y nombre del notario. Materia del documento. Los nombres de los intervinientes. El número de fojas de que conste. Nombre del juez que ordena la protocolización y del secretario cursor y mención de la resolución que ordena la protocolización con la indicación de estar consentida o ejecutoriada o denominación de la entidad que solicita la protocolización. Tratándose de la protocolización de laudos arbitrales deberá requerirse la comparecencia del árbitro o uno de ellos designados por el Tribunal Arbitral para su identificación.
Adjuntos a la Protocolización. El notario agregará los documentos materia de la protocolización al final del tomo donde corre sentada el acta de protocolización.
Los documentos protocolizados no podrán separarse del registro de escrituras públicas por ningún motivo.
Cuando la extensión del documento materia de protocolización lo amerite el notario puede formar un tomo anexo al que corresponde con la indicación con la indicación de las referencias al tomo principal, al inicio y al final del mismo, asimismo se hace una certificación que refiera al tomo anexo.
A.2. REGISTRO DE TESTAMENTOS
Definición. En este registro se otorgará el testamento en escritura pública y cerrado que el Código Civil señala. Será llevado en forma directa por el notario, para garantizar la reserva que la presente ley establece para estos actos jurídicos.
Formalidad del Registro de Testamento
El notario observa en el otorgamiento del testamento en escritura pública y el cerrado las formalidades prescritas por el Código Civil.
Son también de observancia para el registro de testamentos las normas que preceden en este Título, en cuanto sean pertinentes.
Remisión de relación de testamentos. El notario remitirá al colegio de notarios, dentro de los primeros ochos días de cada mes, una relación de los testamentos en escritura pública y cerrados extendidos en el mes anterior. Para tal efecto, llevará un libro de cargos, que será exhibido en toda visita de inspección.
Conocimiento del Testamento. Se prohíbe al notario y al colegio de notarios informar o manifestar el contenido o existencia de los testamentos mientras viva el testador. El informe o manifestación deberá hacerse por el notario con la sola presentación del certificado de defunción del testador.
Traslados de testamentos. El testimonio o boleta del testamento, en vida del testador, sólo será expedido a solicitud de éste.
Inscripción del Testamento. El notario solicita la inscripción del testamento en escritura pública al registro de testamentos que corresponda, mediante parte que contiene la fecha de su otorgamiento, fojas donde corre extendido en el registro, nombre del notario, del testador y de los testigos, con la constancia de su suscripción. En caso de revocatoria, indica en el parte esta circunstancia.
Tratándose del testamento cerrado el notario transcribe al registro de testamentos que corresponda, copia literal del acta transcrita en su registro, con indicación de la foja donde corre. En caso de revocatoria del testamento cerrado transcribe al registro de testamentos que corresponda, el acta en la que consta la restitución al testador del testamento cerrado, con indicación de la foja donde corre.
A.3. REGISTRO DE PROTESTOS
El Registro de Protestos. En este registro se anotarán los protestos de títulos valores, asignando una numeración correlativa a cada título, según el orden de presentación por parte de los interesados para los fines de su protesto, observando las formalidades señaladas en la ley de la materia.
Igualmente, en este mismo registro se anotarán los pagos parciales, negación de firmas en los títulos valores protestados u otras manifestaciones que deseen dejar constancia las personas a quienes se dirija la notificación del protesto, en el curso del día de dicha notificación y hasta el día hábil siguiente.
Formalidad del Registro. El registro puede constar en libros, o en medios electrónicos o similares que aseguren la oportunidad de sus anotaciones, observando las normas precedentes al presente Títuloen cuanto resulten pertinentes.
Registros separados. Se puede llevar registros separados para títulos valores sujetos a protesto por falta de aceptación, por falta de pago y otras obligaciones; y por tipo de título valor, expidiendo certificaciones a favor de quienes lo soliciten.
A.4. El REGISTRO DE ACTAS DE TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES REGISTRABLES
Contenido. Registro de Actas de Transferencia de Bienes Muebles Registrables. En este registro se extenderán las actas de transferencia de bienes muebles registrables, que podrán ser:
a) De vehículos
b) De otros bienes muebles identificables y/o incorporados a un registro jurídico, que la ley determine
Son también de observancia para el registro de actas de transferencia de bienes muebles registrables, las normas que preceden en este Título, en cuanto sean pertinentes.
Formalidad del Acta de Transferencia. Las actas podrán constar en registros especializados en razón de los bienes muebles materia de la transferencia y en formularios impresos para tal fin.
A.5. REGISTRO NOTARIAL DE ASUNTOS NO CONTENCIOSOS
El Registro Notarial de asuntos no Contenciosos se crea por Ley 26662, en sus disposiciones complementarias. Así, se establece que el Registro Notarial de Asuntos no Contenciosos se crea en concordancia con lo previsto en el inciso e) del Artículo 37 de la Ley del Notariado, Decreto Ley Nº 26002, norma derogada por el vigente Decreto Legislativo 1049, en el que constarán las escrituras públicas, actas y protocolizaciones a que se refiere la ley.
Para los efectos de su funcionamiento la norma legal referida en el párrafo anterior establece que el notario puede solicitar al Colegio de Notarios al que pertenece, el nombramiento de secretarios notariales de asuntos no contenciosos, para los efectos de las notificaciones, bajo responsabilidad del notario.
En cuanto a los honorarios profesionales del notario, coherente con una economía social de mercado, se establece que se determinarán libremente por el mercado, de común acuerdo entre las partes.
Asuntos No contenciosos. Los interesados pueden recurrir indistintamente ante el Poder Judicial o ante el notario para tramitar según corresponda los siguientes asuntos:
Rectificación de partidas; Adopción de personas capaces; Patrimonio familiar; Inventarios; Comprobación de Testamentos; Sucesión intestada. Separación convencional y divorcio ulterior conforme a la ley de la materia, Ley 29227. Reconocimiento de unión de hecho. Convocatoria a junta obligatoria anual Convocatoria a junta general de accionistas. Curatela para personas adultas mayores que tengan la calidad de pensionistas o beneficiarios de la ley 29625, Ley de devolución de dinero del FONAVI a los trabajadorres que contribuyeron al mismo (D.Leg. 1310) Formación de título supletorio para solicitar primera inscripción de dominio. Prescripción adquisitiva de dominio de predios. saneamiento de áreas, linderos y medidas perimétricas de terreno Regularización de tracto sucesivo de vehículos inscritos. Saneamiento catastral Matrimonio notarial
Competencia y Proceso Judicial. Es competente en la vía judicial el Juez de Paz Letrado; sujetándose los procesos a las normas del Código Procesal Civil.
Actuación Notarial. La actuación notarial en los asuntos señalados en el Artículo 1, se sujeta a las normas que establece la presente ley, y supletoriamente a la Ley del Notariado y al Código Procesal Civil.
Sólo podrán intervenir en procesos no contenciosos, los notarios que posean título de abogado.
Responsabilidad de los Notarios. El notario en el ejercicio de la función debe abstenerse de autorizar instrumentos públicos contrarios a normas de orden público.
En caso de incumplimiento, asume las responsabilidades que determinan los Artículos 144 y 145 de la Ley del Notariado.
Requisitos para iniciar el trámite. El trámite se inicia por petición escrita de los interesados o sus representantes, señalando nombre, identificación y dirección de todos los interesados, el motivo de la solicitud, el derecho que los asiste y el fundamento legal.
Consentimiento Unánime. Es requisito indispensable el consentimiento unánime de los interesados. Si alguno de ellos, en cualquier momento de la tramitación manifiesta oposición, el notario debe suspender inmediatamente su actuación y remitir lo actuado al juez correspondiente, bajo responsabilidad.
Colaboración de las autoridades. Los notarios de oficio, pueden requerir de las autoridades la colaboración para obtener los datos e informes que le sean indispensables para la tramitación de los procesos no contenciosos. El funcionario está obligado a remitir la información solicitada, bajo responsabilidad.
Protocolización de las actuaciones. Las protocolizaciones que se efectúen en aplicación de la presente ley, se harán en el "Registro de Asuntos No Contenciosos".
Escritura Pública. Transcurrido el plazo que se señala en cada trámite, sin que medie oposición, el notario extiende la escritura pública correspondiente, en los casos en que la ley lo mande e inserta las publicaciones respectivas.
Acta Notarial. Las actuaciones que se protocolicen deben constar en acta notarial.
Inscripción Registral. La inscripción registral se efectúa en mérito de los partes cursados por el notario.
Validez del documento notarial.- El documento notarial es auténtico y produce todos sus efectos, mientras no se rectifique o se declare judicialmente su invalidez.
Publicaciones. La publicación de avisos a que se refiere la presente ley, se realiza por una sola vez en el diario oficial y en otro de amplia circulación del lugar donde se realiza el trámite, y, a falta de diario en dicho lugar, en el de la localidad más próxima. Si fuera el caso, se observará lo dispuesto en el Artículo 169 del Código Procesal Civil. En el aviso debe indicarse el nombre y la dirección del notario ante quien se hace el trámite.
Intervención del abogado. Las solicitudes de inicio del trámite y los escritos que se presenten deben llevar firma de abogado.
A.5.1. RECTIFICACION DE PARTIDAS
Objeto del trámite. Las rectificaciones que tengan por objeto corregir los errores y omisiones de nombre, apellidos, fecha de nacimiento, de matrimonio, defunción u otros que resulten evidentes del tenor de la propia partida o de otros documentos probatorios, se tramitan ante notario.
En ningún caso se puede seguir el trámite notarial para cambiar el nombre de la persona o sus apellidos, el sexo u otra información contenida en la partida que no surja de un error evidente.
Solicitud. La solicitud será formulada por cualquiera de los siguientes interesados:
1. El representante legal del incapaz y, a falta de aquél, por cualquiera de sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, para la partida de nacimiento.
2. La persona cuya partida de nacimiento se trata de rectificar, si es mayor de edad, y, si ha fallecido, por sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad.
3. Cualquiera de los cónyuges o, por fallecimiento de éstos; por cualquiera de sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, para la rectificación de la partida de matrimonio.
4. Cualquiera de los parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad del fallecido, para la partida de defunción.
Requisitos. La solicitud debe precisar el objeto del pedido y se acompaña la partida que se pretende rectificar así como los instrumentos que acreditan fehacientemente el pedido.
Publicación. El notario manda publicar un extracto de la solicitud conforme a lo dispuesto por el Artículo 13 de la presente ley.
Escritura Pública. Transcurridos diez días útiles desde la publicación del último aviso, el notario eleva a escritura pública la solicitud, insertando los instrumentos que acrediten su pedido y cursa los partes al registro respectivo.
Vigencia de la Ley Orgánica del Registro Nacional de Identificación y Registro Civil. Lo expresado anteriormente en el presente literal de acuerdo con la ley 26662 no modifican lo establecido por la Ley N° 26497, Ley Orgánica del Registro Nacional de Identificación y Registro Civil la que mantiene plena vigencia.
A.5.2. ADOPCION DE PERSONAS CAPACES
Procedencia. Sólo se tramita ante notario la adopción de personas mayores de edad con capacidad de goce y de ejercicio.
Requisito de la solicitud. La solicitud consta en una minuta, presentada por el adoptante y el adoptado, acompañada de los siguientes anexos:
Copia certificada de la partida de nacimiento del adoptante y de matrimonio, si es casado. Copia certificada de la partida de nacimiento del adoptado y de matrimonio, si es casado. Documento que acredite que las cuentas de la administración han sido aprobadas, si el solicitante ha sido representante del adoptado. Testimonio del inventario de los bienes que tuviere el adoptado. La minuta debe contener la expresión de voluntad del adoptante y del adoptado y el asentimiento de sus respectivos cónyuges, en caso de ser casados, así como la declaración jurada del adoptante en el sentido que goza de solvencia moral. El notario, si encuentra conforme la minuta y la documentación requerida, elevará la minuta a escritura pública."
Nueva partida de nacimiento. El notario oficia al Registro respectivo para que extienda nueva partida de nacimiento del adoptado y anote la adopción al margen de la partida original.
A.5.3. PATRIMONIO FAMILIAR
Solicitud. Pueden solicitar la constitución de patrimonio familiar las personas señaladas en el Artículo 493 del Código Civil y sólo en beneficio de los citados en el Artículo 495 del mismo Código.
Requisitos. La solicitud se formula mediante minuta que debe incluir los requisitos señalados en el Artículo 496 inciso 1) del Código Civil y la declaración expresa de no tener deudas pendientes. Se adjuntan además, las partidas que acrediten el vínculo con los beneficiados, y certificado de gravámenes del predio.
Publicación. El notario manda publicar un extracto de la solicitud, conforme a lo dispuesto por el Artículo 13 de la ley 26662.
Escritura Pública. Transcurridos diez días útiles desde la publicación del último aviso, sin que medie oposición, el notario procede a extender la escritura pública, insertando las partidas y el aviso publicado. El notario cursa los partes pertinentes al Registro de la Propiedad Inmueble.
Modificación o Extinción. Para la modificación y extinción del patrimonio familiar, se siguen los mismos trámites que para su constitución.
A.5.4. INVENTARIOS
Solicitud. La solicitud de inventarios se presenta mediante petición escrita señalando el lugar donde se realizará el inventario.
Cuando el inventario comprenda bienes que se encuentran ubicados en distintos lugares, será competente el notario del lugar donde se encuentre cualquiera de ellos, o al que primigeniamente se formuló la petición, quedando en tal circunstancia autorizado para ejercer función fuera de los límites de la provincia para la cual ha sido nombrado.
Actuación. Recibida la solicitud, el notario señala fecha y hora para la realización del inventario, dejando constancia de la misma en el acta respectiva.
Acta Notarial. El notario asentará la correspondiente acta extraprotocolar, describiendo ordenadamente los bienes que se encuentren en el lugar, su estado y características, sin calificar la propiedad ni la situación jurídica. El acta es suscrita por el notario y los interesados que concurran y si alguno de ellos se rehusara a firmar, se deja constancia de tal hecho.
Inclusión de bienes. Cualquier interesado puede solicitar al notario que se incluya en el inventario bienes no señalados en la solicitud inicial, acreditándolo con el título respectivo. Esta solicitud puede presentarse hasta el momento en que se realiza la diligencia de inventario.
Protocolización de lo actuado. Terminada la diligencia de inventario el notario procederá a protocolizar lo actuado.
Exclusión de bienes inventariados. La exclusión de bienes inventariados se solicita ante el órgano jurisdiccional.
A.5.5. COMPROBACION DE TESTAMENTOS CERRADOS
Solicitud. La comprobación de testamentos se solicita mediante petición escrita que suscribe:
Quien por su vínculo familiar con el causante se considere heredero forzoso o legal, incluido el integrante sobreviviente de la unión de hecho reconocida conforme a ley; Quien se considere instituido heredero voluntario o legatario, y; Quien sea acreedor del testador o del presunto sucesor." Requisitos. La solicitud incluirá:
El nombre del causante; Copia certificada de la partida de defunción o de declaración de muerte presunta del testador; Certificación registral de no figurar inscrito otro testamento; Indicación del nombre y dirección de los presuntos herederos; Copia certificada del acta notarial extendida cuando el mismo fue otorgado o, en su defecto, certificación de existencia del testamento emitida por el notario que lo conserve bajo custodia, así como el nombre y domicilio de testigos que intervinieron en la entrega del testamento cerrado. Medios probatorios. Tratándose de testamento cerrado, sólo se admite como medio probatorio el acta notarial de otorgamiento extendida en el sobre o cubierta. En defecto del acta, y cuando el sobre estuviera deteriorado, son admisibles como medios probatorios la copia certificada del acta transcrita del registro del notario, la declaración de los testigos que intervinieron en el acto y, el cotejo de la firma o letra del testador.
A.5.6. SUCESION INTESTADA
Procedencia. La solicitud es presentada por cualquiera de los interesados a que alude el artículo 815 del Código Civil, o por el integrante sobreviviente de la unión de hecho reconocida conforme a ley, ante el notario del lugar del último domicilio del causante.
Requisitos.- La solicitud debe incluir:
Nombre del causante; Copia certificada de la partida de defunción o de la declaración judicial de muerte presunta; Copia certificada de la partida de nacimiento del presunto heredero o herederos, o documento público que contenga el reconocimiento o la declaración judicial, si se trata de hijo extramatrimonial o adoptivo; Partida de matrimonio o la inscripción en el Registro Personal de la declaración de la unión de hecho, adjuntándose, según sea el caso, el testimonio de la escritura pública o la copia certificada de la sentencia judicial firme; Relación de los bienes conocidos; Certificación Registral en la que conste que no hay inscrito testamento u otro proceso de sucesión intestada; en el lugar del último domicilio del causante y en aquél donde hubiera tenido bienes inscritos. Anotación preventiva.- El notario manda se extienda anotación preventiva de la solicitud.
Publicación. El notario manda publicar un aviso conteniendo un extracto de la solicitud conforme a lo dispuesto en el Artículo 13 de la presente ley y notifica a los presuntos herederos. En caso de herencia vacante, notifica a la Sociedad de Beneficencia Pública o, a falta de ésta, a la Junta de Participación Social en ambos casos, del lugar del último domicilio del causante en el país, o de la Sociedad de Beneficencia Pública de Lima Metropolitana si estuvo domiciliado en el extranjero.
Inclusión de otros herederos. Dentro del plazo a que se refiere el Artículo 43 el que considere heredero puede apersonarse acreditando su calidad de tal con cualquiera de los documentos señalados en el Artículo 834 del Código Procesal Civil. El notario lo pone en conocimiento de los solicitantes. Si transcurridos diez días útiles no mediará oposición, el notario lo incluiye en su declaración y en el tenor del acta correspondiente.
Protocolización de los actuados. Transcurridos quince días útiles desde la publicación del último aviso, el notario extiende un acta declarando herederos del causante a quienes hubiesen acreditado su derecho.
Inscripción de la Sucesión Intestada. Cumplido el trámite indicado en el Artículo 43 de la ley 26662, el notario remite partes al Registro de Sucesión Intestada del lugar donde se ha seguido el trámite y a los Registros donde el causante tenga bienes o derechos inscritos, a fin que se inscriba la sucesión intestada.
A.5.7. SEPARACIÓN CONVENCIONAL Y DIVORCIO ULTERIOR CONFORME A LA LEY DE LA MATERIA, LEY 29227 y D.S. Nº 009-2008-JUS (Reglamento).
La Ley 29227 tiene por objeto establecer y regular el procedimiento no contencioso de separación convencional y divorcio ulterior en las municipalidades y notarías. Pueden acogerse a lo dispuesto en la referida norma legal los cónyuges que, después de transcurridos dos (2) años de la celebración del matrimonio, deciden poner fin a dicha unión mediante separación convencional y divorcio ulterior.
Competencia. Son competentes para llevar a cabo el procedimiento especial establecido en la Ley 29227, los alcaldes distritales y provinciales, así como los notarios de la jurisdicción del último domicilio conyugal o de donde se celebró el matrimonio.
Procedencia. Para solicitar la separación convencional al amparo de la presente Ley, los cónyuges deben cumplir con los siguientes requisitos:
No tener hijos menores de edad o de tenerlos, contar con sentencia judicial firme o acta de conciliación emitida conforme a la Ley Nº 26872 y su Reglamento, respecto de los regímenes del ejercicio de la patria potestad, alimentos, tenencia, y de visitas de los hijos menores de edad. No tener hijos mayores con incapacidad, o de tenerlos contar con sentencia judicial firme acta de conciliación emitida conforme a la Ley Nº 26872 y su Reglamento, respecto a los regímenes de ejercicio de curatela, alimentos y visitas de los hijos mayores con incapacidad.
Para el caso de estos hijos mayores con incapacidad, los cónyuges deben contar, además, con la copia certificada de las sentencias que declaran la interdicción de aquellos y el nombramiento de su curador. Carecer de bienes sujetos al régimen de sociedad de gananciales, o contar con Escritura Pública de sustitución o de liquidación del régimen patrimonial, inscrita en los Registros Públicos. Requisitos y recaudos de la solicitud. La solicitud de separación convencional y divorcio ulterior se presenta por escrito, señalando nombre, documentos de identidad y el último domicilio conyugal, con la firma y huella digital de cada uno de los cónyuges.
El contenido de la solicitud expresa de manera indubitable la decisión de separarse.
La solicitud de separación convencional y divorcio ulterior se presenta por escrito, señalando nombre, documentos de identidad, último domicilio conyugal, domicilio de cada uno de los cónyuges para las notificaciones pertinentes, con la firma y huella digital de cada uno de ellos. El contenido de la solicitud debe expresar de manera indubitable la decisión de separarse.
A la solicitud debe adjuntarse los siguientes documentos:
- Copias simples y legibles de los DNI de ambos cónyuges; Copia certificada del Acto a de la Partida de Matrimonio, expedida dentro de los tres (03) meses anteriores a la fecha de presentación de la solicitud;
- Declaración jurada con firma y huella digital de cada uno de los cónyuges de no tener hijos menores de edad o mayores con incapacidad;
- Copia certificada del Acta o de la Partida de Nacimiento, expedida dentro de los tres (03) meses anteriores a la fecha de presentación de la solicitud, de los hijos menores o hijos mayores con incapacidad, si los hubiera;
- Copia certificada de la sentencia judicial firme o del acta de conciliación respecto de los regímenes del ejercicio de la patria potestad, alimentos, tenencia, y de visitas de los hijos menores o hijos mayores con incapacidad; si los hubiera;
- Copia certificada de la sentencia judicial firme o del acta de conciliación respecto de los regímenes del ejercicio de la curatela, alimentos y visitas de los hijos mayores con incapacidad, si los hubiera;
- Copias certificadas de las sentencias judiciales firmes que declaran la interdicción del hijo mayor con incapacidad y que nombran a su curador;
- Testimonio de la Escritura Pública inscrita en los Registros Públicos; de separación de patrimonios; o declaración jurada, con firma e impresión de la huella digital de cada uno de los cónyuges, de carecer de bienes sujetos al régimen de sociedad de gananciales; y
- Testimonio de la Escritura Pública inscrita en los Registros Públicos de sustitución o liquidación del régimen patrimonial, si fuera el caso.
- Declaración jurada del último domicilio conyugal, de ser el caso, suscrita obligatoriamente por ambos cónyuges.
Procedimiento
El alcalde o notario que recibe la solicitud, verifica el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 5 de la ley 29227, luego de lo cual, en un plazo de quince (15) días, convoca a audiencia única.
Separación convencional – Acta. En caso de que la separación convencional y divorcio ulterior se solicite en la vía municipal, se requerirá del visto bueno del área legal respectiva o del abogado de la municipalidad sobre el cumplimiento de los requisitos exigidos.
En la audiencia los cónyuges manifiestan o no su voluntad de ratificarse en la solicitud de separación convencional. De ratificarse, el alcalde o notario declara la separación convencional por resolución de alcaldía o por acta notarial, según corresponda.
En caso de inasistencia de uno o ambos cónyuges por causas debidamente justificadas, el alcalde o notario convoca a nueva audiencia en un plazo no mayor de quince (15) días.
De haber nueva inasistencia de uno o ambos cónyuges, declara concluido el procedimiento.
Divorcio ulterior – escritura pública. Transcurridos dos (2) meses de emitida la resolución de alcaldía o el acta notarial, según sea el caso, cualquiera de los cónyuges puede solicitar ante el alcalde o notario la disolución del vínculo matrimonial. Dicha solicitud debe ser resuelta en un plazo no mayor de quince (15) días.
Declarada la disolución, el alcalde o notario dispone su inscripción en el registro correspondiente.
Finalmente, el notario debe notificar la disolución del matrimonio a la Superintendencia Nacional de Registros Públicos, para ello remite el parte notarial correspondiente conteniendo la escritura pública con los insertos y contenido establecido por el DS 09-2008-JUS. Posteriormente, se remite partes al Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (Reniec) de la nueva situación de los cónyuges -ya divorciados- a fin de actualizar su respectivo estado civil.
A.5.8. RECONOCIMIENTO DE UNIÓN DE HECHO
Procedencia. Procede el reconocimiento de la unión de hecho existente entre el varón y la mujer que voluntariamente cumplan con los requisitos establecidos en el artículo 326 del Código Civil.
Requisito de la solicitud. La solicitud debe incluir lo siguiente:
Nombres y firmas de ambos solicitantes. Reconocimiento expreso que conviven no menos de dos (2) años de manera continua. Declaración expresa de los solicitantes que se encuentran libres de impedimento matrimonial y que ninguno tiene vida en común con otro varón o mujer, según sea el caso. Certificado domiciliario de los solicitantes. Certificado negativo de unión de hecho tanto del varón como de la mujer, expedido por el registro personal de la oficina registral donde domicilian los solicitantes. Declaración de dos (2) testigos indicando que los solicitantes conviven dos (2) años continuos o más. Otros documentos que acrediten que la unión de hecho tiene por lo menos dos (2) años continuos. Publicación. El notario manda a publicar un extracto de la solicitud de conformidad con lo establecido en el artículo 13 de la ley 26662.
Protocolización de los actuados. Transcurridos quince (15) días útiles desde la publicación del último aviso, sin que se hubiera formulado oposición, el notario extiende la escritura pública con la declaración del reconocimiento de la unión de hecho entre los convivientes.
Inscripción de la declaración de unión de hecho. Cumplido el trámite indicado en el artículo 48 de la ley 26662, el notario remite partes al registro personal del lugar donde domicilian los solicitantes.
Remisión de los actuados al Poder Judicial. En caso de oposición, se procede conforme a lo dispuesto en el artículo 6 de la ley 26662.
Responsabilidad. Si cualquiera de los solicitantes proporciona información falsa para sustentar su pedido ante el notario público, será pasible de responsabilidad penal conforme a la ley de la materia.
Cese de la unión de hecho. Si los convivientes desean dejar constancia de haber puesto fin a su estado de convivencia, pueden hacerlo en la escritura pública en la cual pueden liquidar el patrimonio social, para este caso no se necesita hacer publicaciones.
El reconocimiento del cese de la convivencia se inscribe en el Registro Personal.
A.5.9. CONVOCATORIA A JUNTA OBLIGATORIA ANUAL Y A JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS
Procedencia. Procede la convocatoria notarial a junta general cuando el órgano social encargado de la convocatoria no lo hubiera hecho, pese a haberlo solicitado el mínimo de socios que señala la ley y se haya vencido el término legal para efectuarla.
En el caso de junta obligatoria anual, procede cuando un socio o el titular de una sola acción con derecho a voto lo soliciten.
En ambos casos se verifica el cumplimiento de lo establecido en los artículos 117 y 119 de la Ley núm. 26887, Ley General de Sociedades.
Requisitos para la solicitud. La solicitud para la convocatoria debe incluir lo siguiente:
Nombre, documento nacional de identidad y firma del solicitante o de los solicitantes. Documento que acredite la calidad de socio. En el caso de sociedades anónimas: Matrícula de acciones y/o presentación del certificado de acciones. En el caso de otras formas societarias, el testimonio de escritura pública donde conste la inscripción de una o varias participaciones y/o la certificación registral. En el caso de sociedades en comandita, el socio acredita su condición de tal según modalidad establecida en la Ley núm. 26887, Ley General de Sociedades. Copia del documento donde se expresa el rechazo a la convocatoria y/o copia de la carta notarial enviada al directorio o a la gerencia, según sea el caso, solicitando que se celebre la junta general. Publicación. El notario manda a publicar el aviso de la convocatoria respetando las formalidades establecidas en el artículo 116 de la Ley núm. 26887, Ley General de Sociedades.
Protocolización de los actuados. El notario encargado de la convocatoria a petición de él o los socios debe dar fe de los acuerdos tomados en la junta general o en la junta obligatoria anual, según sea el caso, levantando un acta de la misma, la que protocoliza en su Registro Notarial de Asuntos No Contenciosos en caso que no se le ponga a disposición el libro de actas respectivo, dejando constancia de este hecho, si se le presenta el libro de actas y hay espacio suficiente, el acta se extiende en él. Si no se le presenta el libro matrícula de acciones, deja constancia de este hecho en el acta y se procede con la junta con la información que se tenga. El parte, el testimonio o la copia certificada del acta que se levante es suficiente para su inscripción en los Registros Públicos.
Remisión de los actuados al Poder Judicial. En caso de tramitarse la convocatoria y presentarse la oposición de uno o más socios titulares de participaciones y acciones con derecho a voto o de la misma sociedad, el notario tiene la obligación de remitir lo actuado al juez competente.
[1] DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS, TRANSITORIAS Y FINALES DEL DECRETO LEGISLATIVO 1049
Quinta.- En el caso de inscripciones sustentadas en instrumentos notariales protocolares o extraprotocolares presumiblemente falsificados, el notario al que supuestamente se atribuye la actuación notarial deberá presentar la solicitud de anotación preventiva en el diario de la oficina registral dentro de los cinco días hábiles contados desde que tuvo conocimiento, bajo su responsabilidad.
Igual procedimiento le corresponde al notario que tome conocimiento de la falsificación de un instrumento protocolar o extraprotocolar que se le atribuya y se haya insertado en instrumento que diera lugar a la inscripción registral.
La presentación posterior a dicho plazo no constituye una causa de inadmisión o improcedencia de la solicitud del notario ante el Registro.
La anotación preventiva tendrá la vigencia de un año contado a partir de la fecha del asiento de presentación. Si dentro de ese plazo, se anota la demanda judicial o medida cautelar que se refiera a este mismo hecho, dicha anotación judicial se correlacionará con la anotación preventiva y surtirá sus efectos desde la fecha del asiento de presentación de esta última. La interposición de estas acciones judiciales, corresponderá a aquellos que tengan interés legítimo en la nulidad de la inscripción obtenida con el título falsificado.
Vencido el plazo de la anotación preventiva que fuera solicitada por el notario, si no se hubiera anotado la demanda o medida cautelar, dicha anotación preventiva caduca de pleno derecho.
La presente anotación preventiva será procedente aunque el actual titular registral sea un tercero distinto al que adquirió un derecho sobre la base del instrumento notarial presuntamente falsificado”.
Sexta.- En el caso de inscripciones sustentadas en instrumentos públicos protocolares en las que presumiblemente se habría suplantado al o a los otorgantes, o a sus respectivos representantes, el notario ante quien se otorgó dicho instrumento debe presentar la solicitud de anotación preventiva en el diario de la oficina registral, dentro de los cinco días hábiles contados desde que tuvo conocimiento, bajo su responsabilidad.
La presentación posterior a dicho plazo no constituye una causa de inadmisión o improcedencia de la solicitud del notario ante el Registro.
La anotación preventiva tendrá la vigencia de un año contado a partir de la fecha del asiento de presentación. Si dentro de ese plazo, se anota la demanda judicial o medida cautelar que se refiera a este mismo hecho, dicha anotación judicial se correlacionará con la anotación preventiva y surtirá sus efectos desde la fecha del asiento de presentación de esta última. La interposición de estas acciones judiciales, corresponderá a aquellos que tengan interés legítimo en la nulidad de la inscripción obtenida con el título falsificado.
vencido el plazo de la anotación preventiva que fuera solicitada por el notario, si no se hubiera anotado la demanda o medida cautelar, dicha anotación preventiva caduca de pleno derecho.
La presente anotación preventiva será procedente aunque el actual titular registral sea un tercero distinto al que adquirió un derecho sobre la base del instrumento notarial sujeto a la presunta falsificación.
En lo que resulte aplicable, las disposiciones complementarias quinta y sexta de las disposiciones complementarias, transitorias y finales del Decreto Legislativo 1049, Decreto Legislativo del Notariado, se regirán por las disposiciones contenidas en el Texto Único Ordenado del Reglamento General de los Registros Públicos.
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